PowerCampus permite registrar pagos por lote por fechas, tipo de pago, tipo de recibo, año, período y sesión. Los pagos recepcionados se aplicarán automáticamente a sus cargos según el orden de distribución configurado. Cabe decir que los pagos o ingresos se aplican en PowerCampus como Recibos de caja.
Ítem | Descripción |
Ambiente | Backoffice |
Rol de usuario | Gestor.. |
Requisitos | 1. 2. |
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Proceso
- Verificación de Año y Período activo para cobro
Primeramente, si se está iniciando un año y período académico, verificar que estén activos para cobro. Ingresar al módulo de Recibos de Caja, seleccionar el menú Herramientas y dar clic en la opción Configuración. En la hoja de trabajo, se mostrará la Categoría Recibos de Caja, hacer doble clic sobre ella. Entonces, se abrirá la ventana Recibos de Caja: en la primera pestaña se muestran los períodos creados en el Calendario Académico, hacer clic sobre el que desea activar para cobro. Observar que el Año y Período seleccionado se muestra ahora en el apartado Seleccionados.
- Visualizar Lotes
Seguidamente, para ver los lotes y recibos de caja, seleccionar el menú Opciones y luego, seleccionar Recibos de Caja. Luego, en el extremo izquierdo de la hoja de trabajo, el sistema presenta la fecha actual. Al dar clic en Ver datos, se mostrará el detalle de los Recibos de Caja existentes, por defecto, el sistema presentará la vista por Lote, entonces, navegar sobre los distintos lotes o seleccionar en el menú de vista, la opción de buscar recibos por ID de persona.
- Crear un Nuevo Lote
Posteriormente, para configurar un nuevo lote, dar clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas o usar la combinación de teclas CTRL + N. Se abrirá una ventana emergente con ese nombre, con la pestaña predefinidos abierta. El primer campo que se observa es Lote, el cual será llenado automáticamente por el sistema una vez que se hayan completado y guardado el resto de los parámetros que se solicitan.
Seguidamente, el campo Monto de Caja se deberá llenar sí y solo sí, la institución requiere limitar el monto de que un cajero puede recepcionar. Después, debe seleccionar en la lista desplegable Oficina, la instancia a la que pertenece el usuario que está asignado para recibir los pagos de este Lote. La fecha de captura el sistema la completa automáticamente. De esta manera, se puede llevar un control por fecha e instancia.
Luego, seleccionar el año, período y sesión al que pertenecen el Lote de Recibos a configurar. Posteriormente, seleccionar el Tipo de Pago y Código de Caja según corresponda. Guardar los cambios. Inmediatamente se genera el número de Lote. Este se compone de la fecha del sistema y un número de secuencia único de cuatro dígitos. Es recomendable crear lotes por operador y por día, para el correspondiente corte de caja. - Recepción de Pagos
Para recibir los pagos en el lote, seleccionar la pestaña Recibos. A continuación, digitar el ID del estudiante y marcar la tecla TAB para visualizar el nombre completo. En ese momento, el sistema mostrará en la ventana emergente Multas e Impuestos opción Detalle del Saldo, todos los conceptos de cargo/abono que se han aplicado al estudiante y el saldo actual.
En la lista desplegable, al extremo derecho, se puede seleccionar el año, período y sesión que se desea visualizar. Igualmente, el sistema mostrará en la pestaña Convocatoria de becas, si al estudiante se le ha otorgado o no este tipo de beneficio. Cerrar la ventana. Finalmente se debe digitar el monto a pagar y guardar los cambios. - Extender recibo
Por último, puede dar clic en las opciones imprimir recibo o en la Enviar recibo por correo, para darle el recibo al estudiante o pagador. Si se desea constatar a qué cargo se aplicó el pago, dar clic en el botón Aplicación de Pago.
Es importante recordar que, PowerCampus distribuirá el monto pagado según el orden de prioridad configurado previamente en los cargos.