PowerCampus permite la configuración de la programación de pagos para cada año, período y sesión, mediante la definición de cuotas previamente configuradas en la tabla de código cargo/abono. En el proceso de programación de pagos se especifican las fechas de inicio y fecha límite (o de vencimiento) de un cargo, a fin de distribuirlos en el tiempo de duración del período. Los estudiantes deben tener al menos una clase inscrita en el año/período/sesión al que se está configurando la programación de pago, y por tanto, todos los conceptos a facturar a deberán estar contenidos en las reglas de estimación. Se puede definir más de un plan de cuotas para cada grupo de estudiante y período académico.
| Ítem | Descripción |
| Ambiente | Backoffice |
| Rol de usuario | Gestor Financiero, Gestor de Cobranza. |
| Requisitos | 1. Los conceptos de cargo/abono deben ser previamente creados. 2. La definición de las fechas de inicio y vencimiento de cada cargo a reflejarse en el estado de cuenta del estudiante. 3. Preferiblemente, deben estar terminadas las reglas de estimación. La programación de pagos debe realizarse antes de realizar la estimación, pues este último proceso es quien asigna las fechas de pago al momento de cargar las cuotas en los estados de cuenta de los estudiantes. 4. Al finalizar la programación de pagos, se debe ejecutar el proceso de Asignación de plazos, de lo contrario, las fechas no se asignarán a los cargos durante la estimación. |
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Proceso
- Ingresar a opción Programación de Pagos
Ingresar al módulo Cobro, seleccionar el menú Herramientas, y luego, la opción Configuración. Se abrirá la hoja de trabajo Configuración de Cobro con la lista de todas las operaciones que se pueden realizar en este proceso. Seleccionar la opción Programación de Pagos que se encuentra al final de la lista.
- Registrar datos de configuración
Inmediatamente, se abrirá la ventana emergente Programación de Pagos, en la cual se debe registrar la siguiente información por cada plan de pago que se configure en esta ventana:
1. Año/Periodo/Sesión
2. Nivel de Cobro
3. Plazo.
4. Cargos
5. Captura (Fecha de Inicial del Cargo)
6. Fecha Límite (o de vencimiento)” - Definir el Año, Período y Sesión
Seleccionar el Año/Período/ Sesión académicos para los cuales se utilizará este plan de pagos para establecer los cargos de los estudiantes. PowerCampus cargará de forma automática el nivel de cobro después de seleccionar un Año/Período/ Sesión. Este dato se mostrará bloqueado y no se puede cambiar en esta ventana de configuración.
- Selección el plan de pago
En la lista desplegable de la opción Plazo, seleccionar el plan de pago a plazos que se está configurando para el Año/Período/Sesión especificados conforme a las políticas financieras de su institución.
- Ingresar los cargos y distribución
Posteriormente, se deben especificar los Cargos y su distribución en el período, para ello, con la ayuda del botón Agregar se debe crear tantos registros de cargos se requieran. En caso de cometer un error, eliminar el registro que sea necesario. Posteriormente, en la primera columna, opción Cargos, se desplegará la lista de los conceptos de cargo/abono creados en la Tabla de Código, seleccionar el o los cargos a requeridos.
- Establecer fechas de inicio y vencimiento del plazo
Luego, para cada Cargo, grabar en la opción Captura la fecha de inicio del cargo, es decir, cuándo se debe cargar al estado de cuenta el cargo que se está configurando, el cual se generará siempre y cuando el o los estudiantes se inscriban en las clases en el período académico especificado.
Para finalizar, registrar en la opción Fecha límite, el tiempo de vencimiento del plazo, es decir, cuándo es el último día que se espera que el o los estudiantes deben pagar el cargo configurado. Dar clic en el botón Guardar de la barra de herramientas para registrar los cambios efectuados y verificar los datos registrados.