PowerCampus permite aplicar la facturación o cobro automático por inscripción en un año o período tanto de forma individual como global a través del uso de reglas de estimación. En dichas reglas se configuran las cuotas que deben pagar los estudiantes cuando tengan al menos una asignatura inscrita. Además, se pueden definir reglas de estimación para realizar un ejercicio de prefactura y enviar esta información al estudiante. Ambos tipos de reglas de estimación deben configurarse de forma independiente.
Las reglas de estimación deben contener todos los criterios necesarios para definir una población específica y los cargos que deben aplicarse a ella. Este proceso se vincula a los créditos académicos, a las secciones y a los subprocesos relacionados a estas. Para utilizarlo correctamente, se debe tomar en cuenta que el valor a configurar en crédito de cobro en las secciones debe ser distinto a 0, por el contrario no se aplicará ningún cargo. Las reglas de estimación pueden ser reutilizadas copiando de un Año/Período a otro o de un Año/Período/Sesión a otro y modificarse si es requerido. La configuración de las reglas de estimación se regirán en función de las políticas financieras institucionales.
| Ítem | Descripción |
| Ambiente | Backoffice |
| Rol de usuario | Gestor Financiero, Gestor de Cobranza. |
| Requisitos | Deben estar creados los conceptos de cargo/abono Deben estar habilitada la programación de fechas de pagos asociados a los cobros activos. Las reglas deben ser configuradas antes del periodo de inscripción de las asignaturas. |
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Proceso
- Ingresar a opción Configuración de Regla de Estimación
Ingresar al módulo Cobro, dar clic en el menú Opciones, seleccionar Proceso de Cobro. Se abrirá la ventana Ejecución de Proceso de Cobro la cual muestra la lista y descripción de todas la operaciones que se pueden realizar en este proceso. Seleccionar la opción Configuración de Regla de Estimación, se abrirá una ventana emergente con este nombre.
- Crear una nueva regla
Para crear una nueva regla de estimación, Ingresar el Año y Período en que se aplicará la regla de estimación, estos campos son obligatorios y se encuentran en el extremo derecho de la ventana.
- Seleccionar el nivel de la regla
Luego, seleccionar el nivel de la regla. PowerCampus tiene tres opciones:
a. Período Total: Evalúa toda actividad del período independientemente de cómo se configure el Año Período Sesión.
b. Período: Evalúa únicamente en un período específico. Si una de estas opciones es seleccionada, la opción Sesión se desactivará automáticamente.
c. Sesión: Debe elegirse esta opción si la regla es para aplicar el cargo /abono asociados al nivel de sesión. Observar que en la opción Datos de Regla se muestran los datos de las opciones elegidas. - Opciones de la regla de estimación
La opción SQL personalizado se marcará automáticamente con un check advirtiendo que se ha realizado una configuración manual al momento de la configuración de los criterios de la regla. Mientras que, la opción de Precobro se puede activar desde esta vista para indicar al sistema que se está configurando una regla de prefactura informativa para ser enviada al estudiante. Este tipo de regla solamente puede ser creada utilizando el nivel de Período Total.
- Documentar el uso de la regla
Para documentar el uso de la regla de estimación, ingresar en el campo Descripción larga, un nombre único para la regla de estimación, presionar la tecla TAB para desplazarse a la siguiente opción Descripción de Ayuda, y documentar mejor el propósito de la regla. Por defecto, PowerCampus repetirá la información en Descripción larga, estos datos que son editables.
- Botones de configuración
En el extremo izquierdo de la ventana, se muestran los botones para realizar las operaciones:
a. Cerrar: Cierra la ventana Configuración de Regla de Estimación.
b. Nuevo: Crea una nueva regla.
c. Criterio: Permite definir parámetros que se deben cumplir para que sea aplicada la regla de estimación.
d. Eliminar: Borra o elimina completamente una regla de estimación creada
e. Guardar: Permite guardar los cambios realizados en una regla de estimación existente.” - Seleccionar los cargos/abonos a configurar
En la opción Cargos/Abonos, se muestra la lista de conceptos Disponibles con su descripción, monto y la forma de cálculo configurada, Por Crédito o Cuota Fija. La opción Mostrar permite visualizar por Cargos, Abonos o ambos en la lista de conceptos. Elegir de la lista Disponible los cargos y abonos que desea configurar y pasarlos a la Lista Seleccionado utilizando los botones Agregar, Agregar todo y/o Eliminar o Eliminar todo. Los cargos y abonos que encuentren la lista serán los que se aplicarán al estudiante en la regla de estimación.
- Crear filtro para aplicar la regla a una población específica
Para establecer parámetros de selección de una población estudiantil a la que se aplicará la regla, dar clic en el botón Criterio. Por defecto, PowerCampus carga el criterio TranscriptDetail.Add/Drop/Wait List Status = ‘A’, con el cual se valida si el estudiante al menos tiene una asignatura inscrita, de baja o en espera. Para añadir más criterios, dar clic en el botón Agregar. Seleccione el parámetro en la opción Seleccionar Columna, dar clic en el botón Criterio Carga Tabla de Códigos para visualizar la valores a la izquierda en la vista Selección Criterio.
Seleccionar el operador lógico adecuado y elegir el valor del criterio. Insertar tantos criterios sean necesarios para configurar la regla, utilizando correctamente la jerarquía de los operadores lógicos y paréntesis. - Editar código SQL
Dar clic en Ver SQL y visualizar o editar el código fuente de la consulta SQL Sí y Solo sí es requerido. Guardar y cerrar la ventana. Esta opción solo debe usarse si los criterios de la regla son muy complejos. Debe solicitar apoyo a un técnico en lenguaje SQL.
- ID de la regla de estimación
Al retornar a la ventana Configuración de Regla de Estimación dar, clic en el botón Guardar. Observar que una vez salvados los cambios, se le asigna un ID a la regla el cual se muestra en la ventana. El ID de regla de estimación se incrementa secuencialmente desde la tabla ABT_Settings.
- Guardar y verificar
Verificar los datos de la regla de estimación. Una vez que se ha guardado la regla de estimación no es posible cambiar el nivel de la regla. En caso de error, se debe eliminar la regla y crear una nueva. No se debe incluir el mismo código de cargo/abono en varias reglas de estimación dentro del mismo nivel de regla de estimación. Esto significa que deben definir tantos cargos y abonos como sean necesarios.