PowerCampus facilita la gestión de retiro o abandono de un estudiante de la institución a través del Proceso de Baja de Alumno, el cual permite aplicar baja de inscripción a los cursos presentes y futuros del estudiante, actualizando el estado de la matrícula y reevaluando los créditos. Además, permite de registrar la fecha y el motivo de baja en el expediente académico.
La fecha de retiro del estudiante es utilizada por el sistema para determinar si los cursos no calificados deben eliminarse o calificarse garantizando la integridad de la información.
| Ítem | Descripción |
| Ambiente | Backoffice |
| Rol de usuario | Gestor de Control Escolar, Gestor de Registro |
| Requisitos | 1. Deben estar previamente configurados en sistema las opciones Dar de Baja y Valores de Calificación. 2. Debe verificarse con la academia si los cursos o materias inscritos por el estudiante requieren o no calificación, previo a la grabación del retiro. |
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Proceso
- Ingresar a Proceso de Baja de Alumno
Primero, ingresar al módulo de Registros Académicos, hacer clic en la opción Proceso de Inscripción y escoger Proceso de Baja de Alumno para iniciar el flujo de trabajo.
- Ingresar los datos de ID del estudianate
Inmediatamente, digitar en el campo ID ,el ID del estudiante, si no se conoce, hacer clic en el botón Buscar y seleccionar al alumno de la lista.
- Registrar datos de retiro
Además, observar que automáticamente se autocompleta el dato de Año/Período de Retiro con el dato del período y fecha actual. Es decir, esta fecha determina lo que el sistema aplicará para los cursos del estudiante: si el curso se cancelará o calificará considerando las fechas de baja y multa por baja configuradas en el Calendario Académico.
Luego, seleccionar el motivo de retiro cuyos valores son los configurados por su institución en la Tabla de Código de Estado de inscripción. - Eliminar cursos en Año/Período futuros
Seguidamente, si se requiere eliminar los cursos en Años y períodos posteriores al actual, marcar el check ¿Dar de baja cursos en Años/Períodos futuros? Esto elimina automáticamente cualquier curso que un estudiante pudo haber preinscrito, al mismo tiempo que actualiza el estado de la inscripción. De lo contrario, se aplica baja solamente en el Año/Período de retiro seleccionado.
Después, seleccionar el Motivo de Baja y pulsar el botón Siguiente. - Acciones de cursos sin calificar
Por consiguiente, según la configuración de retiro seleccionada, se muestran únicamente los cursos sin calificar para el estudiante seleccionado. Luego, realizar las acciones requeridas de grabar calificación o dar de baja a un curso y hacer clic en el botón Siguiente.
- Ejecutar el retiro del estudiante
Para concluir, el sistema muestra la fecha, Año, Período y Sesión de aplicación del retiro. De este modo, si se requiere agregar una Nota de Oficina para documentar el retiro y hacer clic en el botón Siguiente. También, en este momento se muestra un mensaje indicando que se ha finalizado la captura de datos.
Finalmente, hacer clic en el botón FIN para ejecutar el Retiro del Estudiante. Así, una vez iniciado su procesamiento no es posible detenerlo. Al terminar, el sistema presentará un reporte con la información de Nombre completo, ID, fecha y motivo de retiro, el cual puede guardarse o imprimirse.