En PowerCampus el proceso de graduación se compone de tres pasos: Solicitud, Certificación y Graduación, los cuales se ejecutan un año/período a la vez. Con estos procesos el sistema controla la transición del estado del estudiante, validando que se cumplan con todos los requisitos necesarios y estén preparados para graduarse hasta alcanzar el estado de Graduado. El flujo de trabajo para estos procesos es idéntico y se visualizan únicamente los año/período que tienen registros de calendario académico.
Ítem | Descripción |
Ambiente | Backoffice |
Rol de usuario | Gestor de Registro Académico |
Requisitos | 1. El estudiante debe haber completado los Requerimientos mínimos para Obtener Grado de su plan académico. 2. En dependencia de las políticas institucionales, debe cumplir con el proceso de Examen Profesional y Servicio Social. 3. El estudiante debe estar solvente con la institución y sin ningún tipo de restricción o sanción académica, administrativa, financiera o disciplinaria. |
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Proceso
- Ingresar a Proceso de Graduación
Primero, ingresar al módulo de Registros Académicos, elegir el menú opciones y hacer clic en Proceso de Graduación. Se mostrará la lista de todas las operaciones que se pueden realizar en este flujo de trabajo.
- Solicitar graduación
Después, elegir la opción Solicitar Graduación. Se abrirá una ventana emergente con la opción Filtro que presenta por defecto en lista desplegable los año/períodos que tienen registros de calendario académico. Elegir el año/período que se desea procesar.
Además, si se requiere optimizar el filtro, presionar el botón Nuevo para crear un filtro personalizado e incluir otras variables que sean de utilidad, por ejemplo: Academic.Curriculum y Academic.Degree, luego, pulsar el botón Aceptar. - Alumnos con plan académico concluso
Posteriormente, el sistema mostrará los resultados del filtro con los datos de los estudiantes y el año/período y plan académico al que están asociados. También se mostrarán los campos Estatus de Graduación y Plan Académico Concluido SI/NO/NULL.
Para visualizar los datos de los estudiantes que han completado su plan académico marcar con un Check la casilla “Incluir solo alumnos con plan académico concluso”. El sistema actualizará el listado y se visualizará a los estudiantes con plan concluido. - Elegir estudiantes a Solicitar graduación
Luego, posicionarse sobre el/los registros de los estudiantes que se requieren, y presionar el botón Agregar o Agregar Todos. Con esta acción los estudiantes seleccionados pasarán al apartado Solicitar Graduación.
- Otro método para Solicitar graduación
Otra manera, es hacer uso de la Opción Agregar ID que se encuentra en la parte inferior de la ventana: Digitar el ID del estudiante, y después, presionar el botón Agregar ID. Con este método se presentará el/los planes académicos que tenga asociado el estudiante, por lo que se debe utilizar si se está seguro que el estudiante ha cumplido con todos los requisitos y en caso de ser necesario, quitar el plan académico adicional.
- Eliminar registro
Además, cuando ocurra un Error de selección, posicionarse sobre el/los registros deseados y hacer clic en el botón Quitar o Eliminar todo.
- De No Aplicable a Aplicable
Seleccionados los estudiantes deseados en el apartado Solicitar Graduación, pulsar el botón Proceso. Con esta acción el sistema cambiará el Estado de Graduación del estudiante de “N” No Aplicable a “A” Aplicable. El sistema enviará un mensaje indicando que ha concluido la ejecución del proceso. Puede Imprimir el reporte que genera el sistema. Cerrar la ventana.
- De Aplicable a Graduado
Seguidamente, manteniéndose en Proceso de Graduación, hacer clic en la opción Certificado de Graduación. A este paso también se conoce como Titulación. Acá se visualizarán únicamente los estudiantes que tiene su Plan académico concluido y que su Estado de Graduación es Aplicable.
Por tanto, repetir las mismas operaciones de filtro y selección del flujo anterior. Al concluir, pulsar el botón Proceso. Esta acción permitirá al sistema cambiar el estado de Graduación del estudiante de “A” Aplicable a “G” Graduado. - Cambio de estado a Graduado
Es importante señalar que, al completar este paso se eliminará al estudiante de las vistas PREDETERMINADAS en las hojas de Estudiantes y Registro, y cambiará su Estado de activo a graduado en la tabla Academic. Cerrar la ventana.
- Grabar datos de fecha de graduación
Al retornar al flujo de Proceso de Graduación, hacer clic en la opción Graduado y repetir las mismas operaciones de filtro y selección del flujo anterior.
Por otra parte, una vez seleccionado el/los estudiantes es obligatoriamente necesario grabar para cada estudiante o grupo de estudiantes el año/período/sesión y la fecha exacta de graduación en los campos para este propósito en el extremo inferior de la ventana. Una vez ingresada esta información, hacer clic en el botón Proceso. - Visualización de datos de estudiante graduado
Finalmente, la información registrada será visible en los Flujos de trabajo de los estudiantes y del Plan académico. La fecha de graduación también aparecerá en el historial académico de los estudiantes.