En este procedimiento se muestran cómo registrar los campos básicos de una Institución. En PowerCampus una Institución es de tipo Organización y se almacena en una misma tabla, la cual es compartida por todos los Módulos.
A las instituciones se les asignan automáticamente dos tipos de registros: Provides Student y School. Estos tipos de registro determinan que la institución aparecerá en la hoja de Instituciones y también en la búsqueda de Instituciones.
Ítem | Descripción |
Ambiente | Backoffice |
Rol de usuario | Gestor de programación académica. |
Requisitos | 1. Asignar código identificador de la institución. 2. Datos de nombre de institución y categorización. 3. Datos de contacto: Dirección, correo, teléfono |
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Proceso
- Ingresar a la opción Instituciones
Ingresar al módulo de Registros Académicos, seleccionar el menú Opciones de la barra de herramientas, y luego, dar clic en la opción Instituciones. La hoja de trabajo muestra la lista de las instituciones registradas y los datos de ID, identificador y tipo de control que corresponde a una categorización previamente dada por su institución.
- Crear nueva institución
Para grabar una nueva Institución, dar clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas o presionar la combinación de teclas CTRL + N.
- Asignar identificador y nombre
En la ventana emergente Institución, digitar el Código Identificador. Generalmente, se utilizan las siglas de esta. En las casillas Nombre y Nombre2 registrar el nombre formal de la institución con un máximo de 40 caracteres. En la opción Ordenar por nombre registrar el nombre corto o abreviado el cual debe tener una extensión máx. de 20 caracteres.
- Registrar el Tipo de dirección.
En el campo Dirección Preferida seleccionar el Tipo de Dirección que se registre en la pestaña Dirección. Luego, en Tipo de Control seleccionar la categoría a la que pertenece la institución y se guardan los cambios. Observar que PowerCampus ha generado el ID de la Institución y ha bloqueado e inabilitado para edición el campo Dirección Preferida.
- Ingresar datos de Dirección.
Seguidamente, dar clic en la pestaña Dirección, en la cual se genera automáticamente la fecha de registro de la institución y su dirección. Dar clic en el símbolo + para desplegar los campos a llenar conforme a la nomenclatura oficial de su país, guardar los cambios y colapsar el símbolo -.
En PowerCampus se registra la fecha final sí y solo sí la institución dejará de utilizar la dirección previamente registrada, por tanto, es común que este campo esté en blanco mientras la institución permanezca en esa localización. - Grabar E-mail
En la opción Correo Electrónico registrar la dirección electrónica del buzón institucional, por defecto se marca Activo y Principal. Se puede completar alguna nota aclaratoria si así fuese requerido.
- Registrar datos de Teléfono
En la opción Teléfono por defecto se presentan los datos del país que previamente registrados en Dirección. Seleccionar el Tipo de Teléfono según sea el caso. Se recomienda ingresar el número según el código internacional de país + número telefónico. El campo descripción se puede editar si así es requerido, de lo contrario, se cargará la información configurada en las tablas de código. PowerCampus guarda los datos anteriores tanto de Correo Electrónico y Teléfono los cuales se pueden consultar en el historial de estas pestañas.
- Personalizar dirección de Envíos
En la opción Envíos se muestran los datos formales del nombre de la institución según fue grabado inicialmente, los cuales pueden ser útiles en reportería o en remisiones de correos, sin embargo, es editable el campo Línea 2 de Nombre en caso de que sea necesario hacer alguna personalización.
- Ingresar el Tipo de Registro
Luego, en Tipo de Registro, observar que se carga por defecto la clasificación de Provides Student y School lo cual habilita a la institución a ser reconocida en otros procesos y en reportes específicos de PowerCampus, como por ejemplo en el proceso de aspirantes.
- Guardar
Para concluir el proceso, Guardar los cambios y comprobar en Ver Datos que se visualiza correctamente la Institución creada.