En PowerCampus se pueden realizar acciones de corrección en los datos de los estudiantes en caso de la detección de errores, haciendo uso del proceso de Mantenimiento a registros, el cual consta de procedimientos para cambiar ID, combinar ID asignados a la misma persona y eliminar a personas.
| Ítem | Descripción |
| Ambiente | Backoffice |
| Rol de usuario | Gestor de Registro Académico, Gestor de Admisión |
| Requisitos | 1. Asegurar que los datos a corregir del estudiante sean los correctos. 2. En caso de combinar ID validar los datos y validar que se trata de la misma persona. 3. En caso de eliminar una Persona cuya categoría es Estudiante, se debe asegurar que no posee saldo con la institución. No se puede eliminar una Persona con la clasificación Empleado. |
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Proceso
- Ingresar a opción Alumnos
Primero, para cambiar los datos de nombre de un estudiante, ingresar al módulo de Registros Académicos, hacer clic en el menú Opciones y seleccionar Alumnos. Luego, hacer clic en el botón abrir e ingresar el ID del estudiante en la ventana.
- Revisar opción Nombres Anteriores
Después, seleccionar la opción Nombres Anteriores, en el cual se visualizará el registro de el/los nombre(s) y apellido(s) que se tienen registrados y que cambiarán. Entonces, verificar la fecha en que se aplica el cambio y seleccionar el Motivo del Cambio de alguno de los datos. Guardar los cambios.
Adicionalmente, se puede crear una nota de Oficina para documentar algún aspecto de vital importancia. - Editar datos del Alumno
Seguidamente, seleccionar la opción Nombre del Alumno y editar los datos de el/los nombre(s) y apellido(s) correctos. Guardar los cambios. Además, notar que los datos se visualizan correctamente.
- Ingresar a Mantenimiento a Registros
Para cambiar un ID a una persona, estando en el módulo de Registros Académicos, elegir el menú Opciones y luego, seleccionar Mantenimiento a Registros. También, se abrirá la hoja de trabajo con todas las operaciones que se pueden ejecutar.
- Cambiar ID a una persona
Luego, hacer doble clic en Cambiar ID, se abrirá una ventana emergente. Digitar el ID a procesar en el cuadro de texto Cambiar ID y presionar TAB, el sistema recuperará los datos del estudiante a procesar. Si no se conoce el ID, auxiliarse del botón Buscar. Después, digitar el ID a asignar en la casilla ID Nuevo y presionar el botón Cambiar ID. Verificar la aplicación del cambio.
- Combinar ID asignados a una misma persona
Por otra parte, para combinar dos ID asociados a una misma persona, seleccionar la Opción Combinar ID. En la parte superior de la ventana, buscar o digitar el ID de la persona a conservar, es decir, el ID que permanecerá activo, hacer doble clic sobre el registro. Luego, en la parte inferior de la ventana, repetir la operación con el ID a combinar. Hacer doble clic sobre el registro y verificar los datos en los campos Conservar ID y Combinar ID, luego, presionar el botón Combinar ID.
- Borrar persona de PowerCampus
Para borrar una persona del sistema, seleccionar la opción Eliminar Persona, utilizar esta opción si y solo sí no se tiene generado ningún cargo. Entonces, se abrirá una ventana emergente con dos métodos de Captura:
1. Seleccione Elementos de la Lista: Esta opción, desplega por defecto el listado de todos los ID People
existentes en el sistema. También se puede utilizar filtros para segmentar la población.
2. Captura manual de elementos: Agrega manualmente los ID de la o las personas a eliminar. - Ejecutar proceso de eliminación
Finalmente, seleccionar el método requerido y presionar el botón Siguiente y elegir o digitar a la persona a eliminar. Inmediatamente, el sistema mostrará un mensaje indicando que ha completado los datos necesarios para iniciar el proceso. Seguidamente, presionar el botón FIN para aplicar la eliminación. Luego, el sistema emitirá un reporte del proceso ejecutado. Cerrar la ventana.