Finanzas

Acceder al módulo de cobro y seleccionar la opción Convocatoria de Becas. Al instante, se abrirá la hoja de trabajo mostrando las convocatorias creadas hasta el momento. En el menú desplegable, seleccionar el Año, Período y Sesión que se desea visualizar. Por defecto, la lista mostrará la opción TODO. Dar clic en el botón Ver datos.

Seguidamente, para crear una nueva convocatoria de beca, dar clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas o pulsar las teclas CTRL + N. Se abrirá una ventaja emergente con ese nombre conteniendo múltiples opciones a configurar.

Primero, digitar el Año, luego el Período y después la Sesión en el que se requiere configurar la Convocatoria de Beca. Observar que automáticamente el sistema asignará el Nivel de Cobro como Sesión. Posteriormente, asignar un Nombre a la convocatoria de beca, con un máximo de 100 caracteres y documentar el uso de la convocatoria creada utilizando el campo Descripción.

Registrar en el campo Prioridad el orden conque debe aplicarse la Convocatoria de Beca creada para el Año, Período y Sesión, cuyo valor debe ser igual o mayor a 1. Posteriormente, elegir el Tipo y Grupo según la clasificación institucional, si la Convocatoria no debe sumarse a otras, marcar con un check la opción Exclusiva. Guardar los cambios.

Luego, dar clic en la pestaña Política de Desembolso, y elegir su tipo, es decir, si la beca se otorgará en porcentaje o monto fijo. Luego, elegir la Política de Desembolso que se debe aplicar según lista desplegable. Inmediatamente, se mostrarán las configuraciones dadas por la política. Guardar los cambios.

Para configurar el valor y cantidad de becas a otorgar, seleccionar la opción Niveles, en ella se mostrarán los valores configurados en la tabla de códigos Nivel de Beca. Para cada nivel, se debe ingresar el Porcentaje asignado y la cantidad de becas disponibles. Para añadir más registros, utilizar el botón Insertar de la barra de herramientas y continuar con el mismo procedimiento. Guadar los cambios.

Con el propósito de documentar el proceso que debe cumplir un estudiante para optar a beca, seleccionar la opción Requisitos. En la opción Nombre se mostrarán en lista desplegable los requisitos configurados por la institución. En el campo Descripción, se documenta el propósito del requisito. En la opción Tipo de Fuente, se especifica el tipo de seguimiento al requisito, el cual puede hacerse mediante una Acción Programada. Seleccionar la requerida.

Cabe destacar que, si se selecciona una Acción Programada, el sistema abrirá una ventana emergente: Requisito de Acción Programada, y por defecto, mostrará en los campos Nombre y Descripción los datos previamente ingresados.

En el campo ID de la Acción, elegir de la lista desplegable una las opciones definidas que se pueden realizar. Observar que los campos Nombre de Acción, Oficina y Tipo son autocompletados, sin embargo son editables. Luego, digitar el ID del empleado responsable de cumplir con esta actividad, si fuese un paso que el mismo estudiante debe cumplir, mantener marcado el check Hacer Responsable al Alumno. Luego, documentar o editar la Fecha y Hora programada para cumplir con esta acción, y finalmente, en la opción Nota puede añadir información adicional. Guardar los cambios y cerrar la ventana.

A fin de añadir solicitantes calificados a beca, dar clic en la pestaña Aplicado, digitar el ID del estudiante y pulsar la tecla TAB. Inmediatamente, se mostrará el nombre completo del alumno. Seguidamente, elegir el Estatus y digitar la Puntuación obtenida conque califica a la beca. En caso de requerir agregar o eliminar a más estudiantes, utilizar el botón insertar/eliminar de la barra de herramientas. Guardar los cambios.

Posteriormente, para aplicar el beneficio de beca a uno o varios estudiantes ingresados dar clic en el botón Otorgar Beca, se abrirá una ventana emergente mostrando los datos de los niveles y montos de beca disponibles, así como la lista de estudiantes que ha ingresado como Calificados.

Seguidamente, dar clic en el botón Otorgar Beca. Se abrirá una ventana emergente mostrando los niveles, cantidad disponible por nivel y porcentaje, así como la lista de estudiantes categorizados como Calificados y la puntuación registrada. Completar para cada uno de ellos, las opciones de Estatus, Nivel y Porcentaje. Observar que el sistema automáticamente restará los cupos disponibles.

Por otra parte, el campo Oficina de Lote registra la instancia que otorgó la beca y la fecha de asignación. Marcar la casilla Usar esta fecha en los registros de desembolso si fuese requerido.

Una vez guardados los cambios, la Convocatoria de Beca será procesada por el sistema y se mostrará un reporte con aplicación de las becas otorgadas. Cerrar la ventana. En este momento, los estudiantes visualizarán un concepto de abono por beca en su estado de cuenta, siempre y cuando se encuentren activos y con asignatura inscritas en ese año, período y sesión de la Convocatoria de Becas creada.

Por último, la opción Otorgado muestra a los estudiantes a quienes se ha aplicado la beca, con el detalle de ID, Nombre, Estatus, Nivel, Porcentaje Otorgado y Fecha. En caso de requerir cancelarle a un estudiante la beca otorgada, debe cambiarse el Estatus al valor Anulado. El cambio Estatus Anulado es irreversible y no se podrá volver al estado anterior, pues el sistema bloqueará el ID del estudiante para nuevos otorgamiento de beca para ese año, período y sesión.