A través de la definición de las Políticas de Desembolso de Becas, se registran en PowerCampus los tipos de becas y abonos que se pueden aplicar en una Convocatoria de beca. En dependencia de la estructura organizacional, este proceso podrá ser ejecutado desde el módulo de Registros Académicos o desde el módulo de Cobro.
En este proceso, la beca se entiende como un abono de la universidad al estado de cuenta del estudiante, que generalmente se contabiliza como un gasto o ingreso, dependiendo de la naturaleza de la beca. Para la gestión de donaciones o patrocinios, se deben revisar los procesos de Acuerdos de Patrocinador y Cobro a Organizaciones.
| Ítem | Descripción |
| Ambiente | Backoffice |
| Rol de usuario | Gestor de Cobro, Gestor Académico |
| Requisitos | 1. Deben estar creados los conceptos de Cargo/Abono en las Tabla de Códigos |
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Proceso
- Ingresar al Módulo de Cobro
Primero, ingresar al módulo de cobro y seleccionar la opción Política de Desembolso de Becas. Al instante, se abrirá la hoja de trabajo mostrando los Nombre, Tipo de Filtro de Cargos y Estatus de las políticas existentes.
- Crear una nueva Política de Desembolso de Becas
Seguidamente, para crear una Política de Desembolso de Becas dar clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas o usar la combinación de teclas CTRL + N. Se abrirá una ventana emergente con ese nombre.
- Agregar un Título a la Política
Luego, en la casilla Nombre de Política de Desembolso digitar el título que asignará a la nueva política. Y en la lista desplegable Estatus, seleccionar la opción Activo.
- Elegir el Cargo/Abono
Para continuar, en la opción Código de Cargo/Abono Desembolso, seleccionar la opción Crédito, con ello, se activará en la lista desplegable las opciones de Cargo/Abono disponibles.
- Tipo de Filtro de Cargos
Después, se mostrará la opción Tipo de Filtro de Cargos el cual presenta tres opciones para aplicar la beca:
1. Todos: A todos los conceptos de Cargo/Abono existentes.
2. Por Tipo de Resumen: A un tipo de concepto o resumen.
3. Por Tipo de Cargo: A todos los conceptos de Cobro o Cargo existentes.
En dependencia de la elección, a la izquierda se mostrarán los tipos de Resumen o Cargos disponibles y a la derecha los seleccionados, los cuales se pueden marcar y arrastrar de un lado a otro con un clic sostenido de mouse o auxiliándose de los botones de Agregar o Eliminar. Luego, seleccionar el que se ajuste a su requerimiento. Cabe destacar que la opción Por Tipo de Resumen, es el de uso más frecuente. Finalmente, Guardar los cambios y cerrar la ventana. - Inactivar política de becas
Por otra parte, en caso de requerir deshabilitar una política de beca existente que no ha sido aplicada, seleccionar en el Estatus Inactivo. Si la Política ya está en uso no podrá ser modificada ni deshabilitada, por lo cual el sistema bloqueará toda acción sobre la ventana.