PowerCampus facilita la gestión financiera de los trámites y servicios académicos institucionales a través del registro de conceptos de cargo y abono cuyo equivalente es el Debe y Haber en el ejercicio contable. Para ello, en la tabla de código Cargo/Abono se registra la configuración de cargos, créditos, recibos de caja y la estructura de codificación de ayuda financiera, becas, descuentos, multas, etc., es decir, todas los movimientos que pueden afectar el estado de cuenta o el saldo de un estudiante u organización. Los valores acá configurados son utilizados en los módulos de Cobro y Recibo de caja.
Ítem | Descripción |
Ambiente | Backoffice |
Rol de usuario | Gestor financiero, Gestor de cobranza |
Requisitos | 1. Debe estar configurado previamente el catálogo de cuentas 2. Debe tener la estructura de cobro de la institución y reglas del negocio. 3. Debe conocer el costo de productos o servicios institucionales 4. Definir la prioridad del cobro en la lista de productos o servicios que brinda la institución. |
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- Tabla de Código Cargo/Abono
Ingresar al módulo Cobro, dar clic en el menú Herramientas, y luego, clic en Tablas de Código. En el extremo izquierdo se mostrará el listado de todas las tablas de código del módulo, y a la derecha, se mostrará la hoja de trabajo con el detalle de código, descripción corta, descripción media y estatus. Seleccionar opción Cargo/Abono (Código). Observar que en esta pantalla no se habilita el filtro principal de la barra de herramientas, por tanto en la vista se tendrán siempre tanto los códigos activos como inactivos.
- Crear nuevo Cargo/Abono
Para crear un nuevo Cargo/Abono dar clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas o utilizar las teclas CRTL + N. Se abrirá una ventana emergente con todas las múltiples opciones que pueden configurarse en un concepto de cargo/abono.
- Ingresar el ID único para el Cargo/Abono
Ingresar el Código(Clave) o identificador para el cargo abono. Este debe ser único en todo el catálogo de cargo/abono y debe contener una longitud máxima de 10 caracteres. PowerCampus asignará por defecto el Estatus Activo. Preferiblemente, se debe inhabilitar el código y volver a crear uno nuevo cuando se necesite alguna modificación en su configuración o se detecte algún error de creación si éste fue utilizado en alguna transacción. De lo contrario, se podrían tener inconsistencias en reportes y procesos financieros en que fue utilizado.
- Opciones de Cargo/Abono
A la izquierda se muestran las opciones de tipo check box: Cuota por manejo de multa, Gravable (Impuestos), Incluir en Opción de Pago, Apto para Ayuda Financiera, Apto para reembolso, Saldo Inicial, Detalle Actual, Es un impuesto. Estas opciones deberán ser configuradas según aplique para el tipo de cargo/abono a configurar.
- Tipo de Cargo/Abono
Seleccionar en la opción Tipo, la clasificación a la que pertenece el código cargo/abono creado, estos puede ser: Cargo (Cobro), Abono (Ingreso), Ayuda Financiera, Beca, etc. Se debe tomar en consideración que en este procedimiento se implementan conceptos contables en la configuración de códigos de cargo/abono:
a. Los tipo Cargo deben debitar en una cuenta de cuenta por cobrar y acreditar una cuenta de ingresos.
b. Los tipo de Crédito deben debitar una cuenta de ingresos o ingresos y acreditar una cuenta de cuentas por cobrar. c. Los tipo de Ayuda Financiera deben debitar una cuenta de ingresos según la clasificación del fondo que se esté afectando y acreditar una cuenta de cuentas por cobrar.
d. Los tipo Recibo en Efectivo deben debitar una cuenta de efectivo y acreditar una cuenta de cuentas por cobrar. Toda la tipificación de cargos y abonos deben ser expresamente clasificados según las políticas financieras de la institución. “ - Ingresar descripción de Cargo/Abono
Agregar la Descripción Media (20 caracteres) y Descripción Larga (40 caracteres) para documentar el uso del código creado.
- Registrar el monto y forma de cálculo
Ingresar el Monto del Cargo/Abono, y luego, en la lista desplegable a la par, seleccionar la forma de cálculo:
Cuota Fija : Se utiliza en las regla de estimación y es independiente a los créditos, su valor puede asociarse en la opción Cuota en el catálogo de asignatura o en las secciones.
– Por Crédito: Se aplica en reglas de estimación y utiliza los créditos de cobro de las asignaturas.
– Para cobrar por materia, en el catálogo de asignaturas los créditos para Cobro deben tener el valor en 1.
– Porcentaje: Se configura para el cálculo de multas o recargos cuando estos se aplican en valores
porcentuales.
Es muy importante que una vez utilizado el código de cargo con un monto específico en un año/período/sesión, no debe cambiarse el monto, si el valor de un curso o servicio cambia, deberá crearse un nuevo código. Es posible configurar un monto $ 0.00 para cargos que pueden variar en cantidad y cuyo valor estará asociado en las secciones y no en regla de estimación, sin embargo, todas las configuraciones estarán en dependencia de las políticas financieras de la institución. Los montos negativos se mostrarán en rojo en todo el sistema en ventanas de los flujos de trabajo en donde se muestre este dato.” - Registrar cuentas
Digitar el ID de la cuenta de cargo y de la cuenta de abono a utilizar o auxiliarse del menú Buscar, Catálogo de Cuenta y seleccionar la cuenta adecuada. Todos los cargos / créditos que se utilizarán para una persona / organización deben debitar o acreditar una cuenta de cuentas por cobrar.
- Seleccionar tipo de estado de cuenta
Seleccionar el tipo de estado de cuenta y el tipo de resumen, estas opciones agrupan los códigos de cargo/abono y permiten consultar los datos con un orden lógico en los reportes de PowerCampus.
- Definir el orden de impresión
Definir e ingresar el Orden de Impresión para el cobro creado. Esta opción define el orden de cómo se visualizará el cargo/abono en los estados de cuenta y otros informes los cuales presentan la información por orden de fecha de entrada y luego, por orden de impresión. La Orden de Impresión se puede numerar del 001 al 999. La orden de impresión no es única y se puede tener más de un mismo Orden de Impresión para varios código de cargo y crédito. El sistema advertirá cuando otro cargo/abono esté utilizando el mismo orden de impresión. Aceptar los cambios.
- Definir el orden de distribución
Finalmente, definir e ingresar el Orden de Distribución, esta opción indica al sistema en qué orden de prioridad los cargos deben pagarse mediante un recibo en efectivo o un crédito. Los cargos pendientes se clasifican primero por orden de distribución, y luego, por la fecha más antigua. Guardar los cambios. El sistema advertirá cuando otro cargo esté utilizando el mismo orden de distribución. Aceptar los cambios.