En PowerCampus los períodos académicos deben ser habilitados cada vez que se desea iniciar el proceso de gestión de Inscripción en un período académico, ya sea desde Backoffice o Autoservicio. Este control permite definir cuándo se pueden ejecutar estos procesos, al mismo tiempo que facilita la asociación del período habilitado a los grupos de inscripción, propiciando orden en el proceso.
| Ítem | Descripción |
| Ambiente | Backoffice |
| Rol de usuario | Gestor.. |
| Requisitos | 1. El calendario académico del período a habilitar debe estar previamente creado. 2. Es recomendable que estén creadas las reglas de estimación y planes de pago previo a la activación del período para inscripción. 3. Es necesario tener definido las opciones de TABS que se darán a la ventana de Inscripción individual para el grupo a configurar. 4. El/Los grupos de Inscripción deben estar creados. |
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Proceso
- Ingresar a opción Inscripción
Primero, ingresar al módulo de Registros Académicos, hacer clic en el menú Herramientas, luego, seleccionar la opción Configuración y seleccionar la opción Inscripción.
- Seleccionar grupo a habilitar
Después, seleccionar en la lista desplegable Grupos, el nombre del grupo al que se desea habilitar el período académico para inscripción. Seguidamente, en la parte superior de la ventana de la opción Sesiones, se muestra la lista de los calendarios académicos creados e información de referencia Año, Período, Sesión, etc.
Por último, presionar clic sobre el período que se desea activar, y comprobar que se ha agregado en la lista de períodos seleccionados que se muestra en la parte inferior de la ventana. - Opciones de Edición
A continuación, seleccionar la opción Editar, en esta se muestra la lista de campos que según selección, se permitirán Sí o No editar por parte de los miembros del grupo seleccionado.
Es recomendable mantener todos los campos marcados en No, a menos que la institución requiera que el personal realice modificaciones a campos que se cargan por defecto desde catálogo y otras tablas. - Configurar Omisiones
Luego, hacer clic en la opción Omisiones. Esta ventana muestra las validaciones que el sistema realiza por defecto al momento de ejecutarse una inscripción, y que al otorgar el permiso de Omisión, los miembros del grupo seleccionado podrán permitir excepciones indefinidamente.
Por lo anterior, se recomienda alta discrecionalidad para otorgar estos permisos conforme a las políticas institucionales. - Configurar Datos para alumnos que no pasen por Admisiones
Después, elegir la opción Académico en donde se debe definir los valores predeterminados con los que se autocompletará la información académica de un nuevo alumno que no pasó por Admisiones.
Esta información presenta dos opciones Validada por Automático u Operador. - Definir Reportes
Además, seleccionar la opción Reportes, la cual permite escoger los datos de la institución y créditos a imprimir al momento que el estudiante visualice los horarios.
- Configurar pestañas u opciones de flujo de trabajo para el grupo
De igual importancia, en este proceso se puede personalizar las pestañas de opciones que visualizará el grupo en el ventana Inscripción (Individual).
Los grupos pueden tener acceso a diferentes opciones y vistas. Para ello, hacer clic en la opción TABS. En esta se muestran tres campos: Orden, DataWindow y Etiqueta.
En cuanto al orden, debe registrarse en números múltiplos de 10. Luego, en DataWindow seleccionar la opción requerida para que el grupo de Inscripción tenga acceso, y en Etiqueta se mostrará el nombre que aparecerá en las pestañas, el cual es editable desde esta ventana. - Motivo de Baja
Seguidamente, dar clic en Bajas, en esta opción se recomienda marcar siempre el Check ¿Requiere un Motivo para dar de Baja? Ya que esto obligará a los miembros del grupo de Inscripción a documentar el motivo por el cual han aplicado una baja de inscripción. Guardar los cambios.
- Comprobar opciones de grupo
Finalmente, para comprobar los cambios, se recomienda salir de PowerCampus, y volver acceder al sistema para comprobar los ajustes.