Gestión Académica

Ingresar al Módulo de Registros Académicos, seleccionar el menú Opciones de la barra de herramientas, y luego, dar clic en la opción Calendario Maestro. Para visualizar la ocupación de las aulas, en el extremo izquierdo de la ventana Calendario Maestro, seleccionar Fuente, la cual despliega tres opciones: Académico, Calendario y Plantilla. Seleccionar Académico y en el cuadro de texto a la par, seleccionar el Año/Período/Sesión.

Luego, dar clic en Vista: Elegir la opción Salón, en el cuadro de texto a la par, se desplegará la descripción de los Edificios y aulas que prevamente se han configurado programables, en donde podrá navegar entre los locales (aulas, talleres, laboratorios) y visualizar la ocupación de cada uno de ellos.

Para visualizar un aula en específico, selecionar un local. Se mostrará una cuadrícula conformada por las horas y días de la semana. Para personalizar esta vista, dar clic derecho sobre la cuadrícula, seleccionar Opciones de Cuadrícula, en esta ventana se puede ampliar el rango de horas a visualizar dentro de la cuadrícula modificando la hora de inicial y la hora final.

También se puede ampliar el ancho y alto de las columnas editando estos campos. Aceptar los cambios. Después, dar clic derecho sobre la cuadrícula y seleccionar Colores, se abrirá una ventana emergente mostrando el código de color que representan cada objeto en el calendario maestro: Eventos, Cursos, Conflictos, etc. Seleccionar un objeto y color de preferencia. Aceptar los cambios.

Para revisar los detalles de un curso ir a la cuadrícula, se observará que todos los cursos de la vista Académico se presentan con la nomenclatura IdCatálogo/Tipo/Código de Sección. Seguidamente, dar clic derecho sobre uno de ellos, se abrirá la ventana de Propiedades para Curso mostrando en la barra de título esa misma nomenclatura.

La primer pestaña Qué, muestra los datos específicos de la sección, la opción Empleado, muestra el docente asignado al curso, del mismo modo, la pestaña Cuándo y Dónde muestra la frecuencia de clases con el detalle de Día, Hora de Inicio, Hora de Fin. La opción Ruta, resume el Campus, el código de edificio y el aula asignada en la sección. La Opción Atributos, muestra la misma información grabada en la sección indicando los medios requeridos para el desarrollo de la asignatura u otros datos configurables.

Para revisar los visualizar los conflictos de asignación docente, el sistema activará la opción Conflicto de Persona, y mostrara el detalle de código de sección y horario en conflicto. En cambio, si existe un un conflicto de salón el sistema habilitará la opción Conflicto de salón, mostrando los detalles de código de sección y horario en conflicto.

Tan pronto como se determine un conflicto será necesario corregirlo. Para ello basta trasladar un curso de un aula a otra desde el Calendario Maestro. Para ello, dar clic en la opción Cuándo y Dónde, y dar clic en Ruta, elegir el aula a la que se desea cambiar, Aceptar los cambios. Por otra parte, para ajustar el horario, puede modificarse fácilmente editando los datos de hora de inicio y hora de fin. Aceptar los cambios. En ambos casos, los cambios se verán reflejados en la sección en la pestaña Horario ya que se aplican para todas las reuniones.

Del mismo modo, para realizar los ajustes de cambio docente, abrir la opción empleado, dando clic sobre este. Se mostrará la lista desplegable de todos los docentes activos y, seleccionar el nuevo docente. Aceptar los cambios. Todos los cambios se aplicarán automáticamente en la sección en la pestaña del mismo nombre.

La información de los cursos y eventos por fecha se puede visualizar en la Vista Calendario. Primero, dar clic en Fuente, seleccionar la opción Calendario y digitar en la casilla de texto la fecha correspondiente al primer día de semana (Lunes) Luego, dar clic en Vista: Elegir la opción Salón, en el cuadro de texto a la par, elegir el aula o local a visualizar. En dependencia de la plantilla adoptada por la institución, se tendrá acceso a visualizar o configurar otros tipos de eventos o reuniones, que se habilitan en la barra de opciones: Calendario, Oficina, Reunión, Eventos, No y General.

Observar que se muestran los cursos por su nombre medio. Al dar clic derecho sobre el curso, las opciones son las mismas, sin embargo, en Cuándo y Dónde se habilita el detalle de ocupación del aula por frecuencia, permitiendo hacer una modificación y/o eliminación de un encuentro específico, lo cual es el equivalente a las reuniones programadas en las secciones.”

De igual importancia, se puede programar un Evento o encuentro en una fecha específica o rango de fechas. Para ello, dar clic sobre el ícono Evento y arrastrarlo con el mouse hasta la cuadrícula. Por defecto, enviará un mensaje de error, dar clic en Ok. Seguidamente, se abrirá la ventana emergente Propiedades del Evento. En la primera opción, Insertar el Nombre del Evento con una longitud de texto de 40 caracteres máximo, y agregar una nota si así se prefiere. En la opción empleado agregar al responsable de la actividad.

Del mismo modo, dar clic en la opción Cuándo y Dónde. Si el evento tiene una duración de un único día, editar los datos requeridos en esta ventana. En cambio, si la duración del evento está dentro un rango de fechas, dar clic en el botón Repetir. Se abrirá la ventana emergente Eventos Repetidos. Modificar la fecha Inicial o Final.

En la opción Evento a pasar, seleccionar la frecuencia de repetición: diario, semanal, mensual o anual. Seleccionar el tipo de reunión. Seguidamente, marcar con un check los días en que ejecutará el evento. Verificar y editar los datos de hora inicial y hora final. En la opción Ruta, seleccionar el local a asignar. Dar clic en Vista previa de Fechas para generar asignación del local y luego dar clic en Aceptar. Todas las fechas generadas se visualizarán en la pantalla Cuándo y Dónde, dar clic en Aceptar guardar los cambios.

Finalmente, verificar semana a semana la aplicación de la reservación del local.”