Gestión Académica

Una vez se ha ingresado al módulo de Registros Académicos, seleccionar el menú Opciones de la barra de herramientas, y luego, dar clic en la opción Inscripción. Después, hacer clic en el botón Ver Datos si se desea visualizar la lista de estudiantes y hacer doble clic sobre el alumno requerido. Además, otra opción es hacer clic en el botón Abrir de la barra de herramientas y digitar el ID del estudiante y presionar la tecla TAB.

Inmediatamente, se muestran en la ventana de forma diferenciada las opciones otorgadas en los Permisos de TABS para cada usuario. Luego, en la opción Inscripción Por, se visualiza la lista desplegable con el valor de Año/Período/Sesión activos para inscripción. Por defecto, el sistema muestra TODOS. También, puede cambiar entre sesiones de la lista o seleccionar TODOS para registrar a un estudiante en varias sesiones. Seguidamente, se muestra la lista desplegable de los diferentes Estados de Inscripción:

Agregar: Permite registrar cursos o secciones al horario del estudiante.

Baja: Permite descartar un curso de una sección inscrita. Al elegir esta opción, se habilitará el campo Motivo el cual debe ser llenado para poder grabar este tipo de estado.

Lista de Espera, Espera y Pendiente: Son estados que ponen en cola la inscripción del estudiante a la espera de una autorización por parte de un contraparte académico.”

A continuación, seleccionar el estado Agregar. Hacer clic en el botón Insertar de la barra de herramientas, con ello se activará un nuevo registro el cual se debera completar con la información del Año, Periodo, Sesión, Curso (ID de Asignatura), Subtipo, y Sección que se desea inscribir.

Si conoce los datos basta digitar cada uno de ellos en el campo apropiado, de lo contrario puede auxiliarse del Menú Buscar, Secciones y elegir la materia/sección requerida. En este momento, el sistema mostrará automáticamente el estado Agregar, y los datos de Créditos, UEC y Nombre de la asignatura inscrita. Se deben agregar tantos registros según el número de asignaturas a inscribir. Una vez finalizada la elección de todos los cursos, hacer clic en el botón Guardar y observar que se torna de color gris todos los datos correspondientes a la asignatura registrada, a excepción de campo Agregar/Dar de baja.

Para finalizar, dependiendo de las políticas de su institución, hacer clic en el botón Estimar, seleccionar el Tipo de estimación definido por la instancia financiera y hacer clic en Aceptar. Seguidamente, el sistema enviará un mensaje indicando la ejecución del proceso, esto permitirá que se generen los Cargos al Estado de Cuenta del estudiante.

Luego, en el caso de requerir aplicar una Baja de curso de forma individual, basta con cambiar el valor de la opción Agregar/Dar de Baja a “Baja”. En ese momento se mostrará el campo Motivo, el cual es requerido para aplicar la Baja del curso. Guardar los cambios. En consecuencia, el sistema aplicará automáticamente la estimación de los cargos. Si hay un saldo a favor, esto se verá reflejado en el Estado de Cuenta del Estudiante y en Cobro a Persona. Cerrar la ventana.

Por otra parte, es importante señalar que al elegir un curso/sección para añadir al horario del estudiante, el sistema realizará las validaciones de máximo número de créditos permitidos, horario, correquisitos, prerrequisitos y disponibilidad de cupo en las secciones. No obstante, en caso de no cumplir con los parámetros permitidos el sistema enviará un mensaje de error y no permitirá la inscripción hasta que se rectifique el conflicto, se elimine el registro o se marque una excepción a la validación.

Si tiene los permisos, se recomienda verificar la aplicación de los cargos generados por inscripción en el módulo de Cobro en la opción Cobro a Persona.