Gestión Académica

Ingresar al módulo de Registros Académicos, seleccionar el menú Opciones de la barra de herramientas, y luego, dar clic en la opción Secciones. La hoja de trabajo mostrará la información de las secciones creadas en los distintos años y períodos académicos.

Seleccionar y abrir la sección que se desea anular en un período académico, cotejar la información si fuese necesario para asegurar que no hay equivocación en la selección, dar clic en el campo Estatus, y seleccionar la opción Anular que se muestra en la lista desplegable, luego dar clic en el campo Motivo y elegir el parámetro que corresponda para documentar esta acción. Guardar los cambios.

Inmediatamente, el sistema PowerCampus advertirá en un mensaje si existen estudiantes inscritos; aceptar el mensaje. Luego, se abrirá una segunda ventana emergente indicando que el proceso de eliminación de la inscripción y reestimación de saldo del estudiante se ha aplicado correctamente; aceptar el mensaje. Podrá observar que la cantidad de estudiantes estudiantes que se visualizaban en la Alta de la sección ahora se visualizan en el campo Baja.

Sin duda, en este proceso es recomendable eliminar los datos del docente ingresando a la Opción Empleado y dando clic en la opción Eliminar de la barra de herramientas, y guardar los cambios. Igualmente, es recomendable eliminar el o los horarios de la sección para liberar las aulas previamente reservadas. Ingresar a la Opción Horarios, dar clic sobre la fila a borrar y luego seleccionar la opción Eliminar de la barra de herramientas. Guardar los cambios.

Por consiguiente, la importancia de estas acciones es mantener activas únicamente las secciones que se estarán ejecutando y liberar los recursos humanos y materiales asociados a ellas. Se debe tomar en consideración que de no aplicar esta depuración de información, se afectará la calidad de la información presentada en el Calendario Maestro, ya que este continuará mostrando las aulas ocupadas en los horarios de la sección anulada y podría marcar un conflicto de horario irreal a un docente.

Luego, para realizar los procesos de eliminación y copia de secciones, se debe dar clic en el menú Opciones y seleccionar Procesos de Período, en la cual nos mostrará la categoría y descripción de las cinco distintas operaciones que se puede realizar; seleccionar la opción Eliminar Secciones.

Se abrirá una ventana emergente Eliminar secciones año y período en la cual se debe seleccionar el año académico y el período del cual se eliminarán todas las secciones; dar clic en siguiente y luego clic en el botón Fin. PowerCampus despliega una ventana de confirmación indicando la fecha, hora y período eliminado. Dar clic en cerrar.

Verificar la aplicación del procedimiento, utilizando el atajo que proporciona el menú Ventana, y seleccionando Secciones para entrar a la hoja de trabajo. Refrescar la vista dando clic en Datos, y observar que se ha eliminado todo lo referente a las secciones en el período seleccionado.

Aunque este es un proceso sencillo, es necesario tener cuidado en su ejecución ya que el proceso no admite hacer reversiones en caso de errores y literalmente se eliminan de PowerCampus todos los registros relacionados a las secciones, pero sin afectar las calificaciones obtenidas en el historial del estudiante.

Otra opción de Proceso de Período es Copiar secciones, el cual permite la copia de las secciones creadas y sus características de un período/año/sesión activo a otro. Permaneciendo en la Hoja de Trabajo Procesos de Período dar clic en Copiar Secciones. Se despliega la ventana emergente Copiar Secciones A/De, en la cual se debe seleccionar el período origen y destino que se desea copiar.

En la opción Copiar Secciones “De” se desplegará la lista de los año/períodos/sesion activos; seleccionar el período en donde se encuentran las secciones que deseamos copiar, y luego, en la opción Copiar Secciones “A”, seleccionar el año/período/sesión activo que será el destino en donde se requieren depositar la copia de las secciones. Si se desea detener el proceso basta con dar clic en la opción Anular, también hay un botón de ayuda en donde se puede consultar la información del proceso. Si se desea continuar dar clic en Siguiente.

Se presentará en ventana la opción Filtrado, con un filtro por defecto el cual puede ser modificado o bien puede crearse uno nuevo. Dar clic en la opción nuevo, se abrirá la ventana emergente Modificar Reporte, dar clic en el botón Filtro, en donde se elegirán los criterios con los cuales se desea recuperar la información.

PowerCampus requerirá como mínimo que se graben los datos de sutitítulo y subdescripción, por defecto el criterio del filtro es Secciones Activas. Si se requiere agregar un nuevo criterio, siga los pasos del video Búsqueda, filtros, ordenamiento y operadores lógicos. Guardar los cambios y dar clic en Cerrar para retornar a la ventana Filtrado; observar que aparecerá el filtro creado; dar clic en Siguiente.

La ventana emergente muestra las opciones de copia de tablas, es decir, los criterios de dónde se desea retomar la información. Si se retomarna para la copia los datos configurados en las secciones o de Catálogo. Dar clic en cada opción según aplique en su institución, sin embargo, se recomienda como mejor práctica que sean provenientes de Catálogo los campos: Créditos, Atributos, Correquisitos y Prerrequisitos, y que sean de provenientes de las secciones: Descripción, Otros Permitidos y Ocultar Búsqueda en Línea.

En el caso del campo Empleado y horario, no es recomendable copiarlo a menos que los profesores y horarios sean fijos. Igualmente, el Campo Cuota deberá provenir de las secciones si en estas está configurada, y en el período destino no aplica reglas de estimación. De lo contrario es preferible que esta información provenga de Catálogo. Una vez finalizada la selección de criterios, revisar y dar clic en Siguiente y luego clic en Fin.

PowerCampus mostrará la notificación de Registro de Proceso en ventana emergente, indicando la fecha, hora, y la información del año/período/sesión origen y destino, dados por los campos seleccionados al inicio Copiar “De” y Copiar “A”, además del estado del copiado si fue exitoso o fallido. Dar clic en cerrar.

Realizado estos pasos, es una buena práctica verificar la correcta realización del procedimiento ingresando al período destino seleccionado, utilizando nuevamente el atajo que proporciona el menú Ventana, y seleccionando la opción Secciones para entrar a la hoja de trabajo de Secciones. Dar clic en Filtro de la barra de herramientas, seleccionar la opción Filtro, y seleccionar el año/periodo/sesión al que se copiaron la secciones, guardar los cambios, cerrar. Observar que los datos se ha copiado correctamente.